[Hướng dẫn] Lỗi phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK

Thuế Nhà NướcQua quá trình hỗ trợ các doanh nghiệp của Hotrothue.org thông qua Hotline, Hotrothue.org đã tổng hợp lại một số lỗi thường gặp đối với chương trình kê khai thuế iHTKK từ Tổng Cục Thuế và cách khắc phục để các doanh nghiệp có thể tự xử lý nhanh các tình huống đơn giản:

 

A. LỖI PHẦN PHẦN MỀM HỖ TRỢ THUẾ HTKK 3.0.X VÀ 3.1.X

(Phiên bản HTKK300 – Một số lỗi ở phiên bản này vẫn gặp ở phiên bản sau) 

1. Cài sai hoặc chưa update Phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế

  • Tờ khai khi in ra bị trắng toát không hiện lên số
  • Ghi dữ liệu thành công nhưng khi upload tờ khai trang Nhận Tờ Khai(http://nhantokhai.gdt.gov.vn) không chấp nhận tờ khai
  • Sai tên người ký thành 1 tên khác
  • Tờ khai chỉ chấp nhận phiên bản ….

2. Tải không đúng mẫu định dạng Excel của HTKK 3.x.x 

  • Bảng kê mua vào của tôi bị lỗi hiện ra nhiều cột hơn và các tiêu đề bị tràn xuống dòng nhiều
  • Tờ khai của tôi in ra bị trắng toát không hiện lên số

3. Click vào chỉ tiêu [21] Không phát sinh hoạt động mua bán trong kỳ tiếp theo ấn Có chương trình sẽ tự động điền tất cả các giá trị = 0, sau đó click tiếp và chỉ tiêu [21] để bỏ đánh dấu phần mềm HTKK sẽ tự tính lại cho bạn TH này sử dụng khi phát sinh các lỗi sau:

  • Số liệu tổng hợp trên bảng kê không đúng với các chỉ tiêu tương ứng trên tờ khai.

4. Lỗi khi in ra không có dữ liệu:
* Nguyên nhân: Trước khi cài đặt HTKK 3.0 người sử dụng chưa gỡ bỏ những phiên bản HTKK cũ.
* Cách xử lý:
- Kích chuột vào nút Start chọn Control Panel
+ Với XP chọn Add or Remove Programs, chọn mục HTKK và kick nút Remove
+ Với Win 7 chọn Programs and Features, chọn mục HTKK và kick nút Uninstall
Sau đó cài lại phần mềm HTKK phiên bản mới nhất tại trang web nhận tờ khai của Tổng Cục Thuế hoặc Hotrothue.org.

5. Lỗi không gõ được tiếng Việt trong HTKK:
* Nguyên nhân: do chưa thiết lập đúng định dạng trong phần mềm gõ tiếng Việt.
* Cách xử lý:
- Với phần mềm Unikey: Trong cửa sổ làm việc của phần mềm Unikey người sử dụng chọn nút “Mở rộng” sau đó tích chọn vào chức năng “Sử dụng clipboard cho unicode”.
- Với phần mềm Vietkey: Trong cửa sổ làm việc của phần mềm Unikey người sử dụng chọn tab Bảng mã sau đó tích chọn vào chức năng “Unicode dựng sẵn”.

6. Lỗi khi người sử dụng mở phần mềm HTKK thì thấy không thể kích hoạt được hoặc chỉ thấy thể hiện có 1 dòng trắng.
* Nguyên nhân: Khi cài đặt hệ điều hành Windows chưa chuyển đổi định dạng kiểu ngày giờ của hệ thống theo chuẩn.
* Cách xử lý:
- Kích chuột vào nút Start chọn Control Panel / Date And Time / Time Zone
- Màn hình xuất hiện, ta chọn “(GMT+07:00) Bangkok, Hanoi, Jakata “
7. Khi người sử dụng khởi tạo chương trình và tiến hành nhập tờ khai của tháng thì thấy tháng và năm kê khai không đúng với năm tháng hiện tại, người sử dụng sửa lại số năm hiện tại nhưng không sửa được.
* Nguyên nhân: Lỗi này là do hệ thống ngày tháng máy tính của bạn bị sai lệch về thời gian không đúng với ngày tháng hiện tại (Ví dụ: nhập tờ khai tháng 08 năm 2011, máy tính mặc định là tháng 02 năm 2009). Nguyên nhân do sai lệch ngày tháng hệ thống, máy tính hết PIN, CMOS không lưu được cấu hình về ngày giờ.
* Cách xử lý: Bạn cần sửa lại ngày tháng của hệ thống theo đúng với ngày tháng hiện tại bằng cách:
- Điều chỉnh lại ngày, tháng, năm cho đúng (trên thanh Taskbar hoặc vào Start / Settings / Control Panel / Date and time chỉnh đúng theo định dạng dd/MM/yyyy). Đối với máy tính nối mạng, khi logon vào máy bạn phải là người có quyền thay đổi cấu hình của hệ thống thì mới thay đổi được ngày giờ.
- Nếu lần sử dụng tiếp theo vẫn bị trường hợp như trên nguyên nhân do Pin nuôi bộ nhớ trong (CMOS) của máy tính đã hết dẫn đến việc thay đổi ngày tháng và quay về năm sản xuất vì vậy bạn hãy thay Pin CMOS cho máy tính và đổi lại ngày giờ sau đó khởi động lại máy tính là được.

8. Khi khởi động chương trình hiện thông báo “Run-time error ’75′ “
Nguyên nhân: Do User sử dụng của bạn khi Log on vào Windows không có quyền Write (ghi)lên bất kỳ thư mục do User Administrator tạo ra vì vậy khi bạn khởi tạo chương trình sẽ bị lỗi như trên. (Trường hợp này chỉ đối với những Doanh nghiệp có hệ thống Mạng LAN).
* Cách xử lý: Vào User có toàn quyền (Administrator) và phân lại quyền cho thư mục HTKK có quyền ghi (write). Cụ thể như sau:
Bước 1: Tìm đến thư mục có tên HTKK320 (hoặc 300 nếu phiên bản cũ) sau đó nhấn nút phải chuột ở thư mục HTKK320 và chọn Menu Properties.
Bước 2: Ta chọn thẻ Security ở cửa sổ Properties, ta thục hiện như sau:
- Tại mục Group or User names ta điểm chuột vào dòng Administrator (Đối với Win 8 trước khi thực hiện bước này bạn vào Edit)
- Tại mục Permissions for Administrator ta chọn dấu tích vào phần ô vuông của Full Control ở cột Allow.
Bước 3: Nhấn OK để kết thúc.

9. Một số máy tính cài phần mềm hỗ trợ kê khai khi sử dụng chức năng khai bổ sung điều chỉnh, tra cứu tờ khai thì báo lỗi “Run Time Error ‘9′ ” khi kích hoạt vào biểu tượng này thì bị thoát khỏi phần mềm.
* Cách xử lý: Điều chỉnh lại ngày, tháng, năm cho đúng (trên thanh Taskbar hoặc vào Start / Settings / Control Panel / Date and time chỉnh đúng theo định dạng có kí dd/MM/yyyy – miễn là phân cách bằng dấu “/”).

10. Khi in tờ khai nếu chọn máy in ảo CutPDF writer và chọn xem trước khi in, các tờ khai này chỉ có 1 trang nhưng khi in ra giấy lại cắt thành 2 trang hoặc mẫu bảng trên tờ khai bị thiếu.
* Cách xử lý: Do người sử dụng cài đặt không đúng Driver của máy in mà chỉ cài máy in tương thích do đó phải tìm lại driver của đúng máy in đó trên đĩa CD kèm theo khi mua máy in do nhà sản xuất cung cấp và cài lại driver đúng cho máy in của bạn.

11. Khi nhận dữ liệu bảng kê hoá đơn mua vào, bán ra từ phần mềm kế toán, đã copy dữ liệu vào mẫu định dạng chuẩn lấy từ phần “Trợ giúp” của ứng dụng HTKK, dữ liệu không nhận vào ứng dụng HTKK hoặc nhận không đúng các chỉ tiêu trên bảng kê.
* Cách xử lý:
- Yêu cầu người sử dụng không được làm thay đổi cấu trúc các cột của bảng phải để nguyên theo mẫu của chương trình, người sử dụng chỉ có thể thêm dòng hoặc xoá dòng (vd: cắt bỏ cột STT, cột Ký hiệu hoá đơn hay bớt số cột không dùng đến, cột không có số liệu).
- Do Font (phông chữ) chữ của phần mềm kế toán và phần mền HTKK không giống nhau vì vậy yêu cầu người sử dụng trước khi nhận vào HTKK phải chuyển đổi toàn bộ Font chữ trên File đó về font Unicode cụ thể là kiểuTimes New Roman, sau đó mới cho nhận vào phần mềm HTKK.
- Khi nhận dữ liệu từ file excel vào ứng HTKK số liệu đưa từ file excel vào bảng kê không đầy đủ hoặc nhảy sang vị trí khác (vd: từ file excel có 20 dòng dịch vụ thuế suất chịu thuế 5%, khi nhận vào bảng kê bán ra thì nhảy vào dòng thuế 0% và 10%).
- Tại cột số thứ tự của file excel ta đánh số thứ tự cho tất cả các dòng tướng ứng với từng thuế suất rồi mới nhận vào phần mềm HTKK.

12. Lỗi không Đăng nhập và Tạo MST mới được
Trong quá trình trợ giúp HTKK mình gặp khá nhiều lỗi có hiện tượng như sau: Sau khi cài đặt xong đánh MST vào mà ko đăng nhập được
* Cách khắc phục: 
Vào Start menu -> Run -> gõ lệnh : regsvr32 scrrun.dll 

B. LỖI PHẦN PHẦN MỀM HỖ TRỢ THUẾ HTKK 3.2.X

(Download và xem thêm một số lưu ý trước khi sử dụng HTKK 3.2.x tại đây)

1. Dữ liệu tải bảng kê bị nhảy cột hoặc báo lỗi sai số liệu

Khi nhập liệu File Excel từ phiên bản cũ, chị dùng form chuẩn đi kèm trong phần mềm HTKK 3.2.0 thì chương trình mới nhận được chuẩn 100% về cột và hàng.

Phương pháp tốt nhất khi tải dữ liệu từ các phiên bản hoặc nguồn khác vào HTKK 3.2.0, bạn thực hiện nhập tay một dòng đầu tiên dữ liệu rồi sau đó copy các dữ liệu từ nơi khác qua và thực hiện copy định dạng từ dòng nhập tay sang.

2. Bộ mã vạch tờ khai trên tờ khai chính không đúng

Hỗ Trợ Thuế đang tìm cách khắc phục tạm thời. Để giải quyết tình huống, doanh nghiệp thực hiện kê khai online.

3. Lỗi cấu trúc hoặc tên tệp tờ khai không hợp lệ

Thực hiện update Cute PDF phiên bản mới nhất. Bao gồm Converter và Cute PDF Writer:

Xem tại: Trang Download Cute PDF Writer

Hoặc tải nhanh tại: Download Converter và Download CutePDF Writer

 4. Không kết xuất được file XML

Hiện nay sau khi cập nhật phiên bản 3.2.0 trở đi, Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (trừ tờ khai mẫu 09/KK-TNCN) được kết xuất dưới dạng tệp XML từ ứng dụng “Hỗ trợ kê khai HTKK” phiên bản 3.2.0 hoặc cao hơn. Tất cả các tờ khai còn lại đều không cần kết xuất dưới dạng tệp XML.

 5. Dữ liệu phụ lục kê khai đúng, ghi thành công, in ra bị sai dữ liệu, nhảy cột; dữ liệu lưu lại bị mất một cột; khai báo dữ liệu đúng nghiệp vụ mà vẫn báo lỗi không cho phép ghi.

Lỗi do phần mềm HTKK 3.2.0 chưa hoàn thiện phần kết xuất. Cách giải quyết: In tờ khai chính nộp bình thường, đồng thời kết xuất các phụ lục của tờ khai dưới dạng excel và vào phần phụ lục để đính kèm cùng với tờ khai chính.

 6. Lỗi file XML khi, khi xem ra kí tự lạ

File XML là một dạng file dùng để lưu trữ dữ liệu. Vì thế khi quý doanh nghiệp mở xem file được mở ra dưới dạng trang web với nhiều ký tự lạ, khó đọc thì đó là chính là file XML. Quý doanh nghiệp yên tâm thực hiện ký gửi lên hệ thống của Tổng Cục Thuế

 7. Không tìm thấy thư mục Datafiles trong phần mềm HTKK

Một số trường hợp Windows 7 và Windows 8 không tìm được thư mục chứa Datafiles để lưu trữ hoặc kết nối với phần mềm khác. Quý doanh nghiệp vào công cụ tìm kiếm của windows (tổ hợp phím Windows + S). Điền MST có dữ liệu trong phần mềm HTKK để tìm đến thư mục Datafiles.

 

 

(Updating)

 

Nếu xử lý theo những cách trên nhưng chưa giải quyết được tình huống hoặc gặp tình huống không nằm trong những phần đã liệt kê trên thì quý doanh nghiệp có thể liên hệ:

Phòng Tư Vấn & Hỗ trợ Hotrothue.org

A: 188/23 Thành Thái, P12, Q10, TPHCM

P: 08-3882.6884     H: 0977712077

E: lienhe@hotrothue.org

[Hotrothue.org] Hỗ trợ 45% phí dịch vụ Chữ Ký Số cho các doanh nghiệp kê khai thuế trên toàn quốc.